Spreekuren voor zorgverleners zijn schot in de roos

Samantha Bryson is al ruim 20 jaar actief voor verschillende overheidsorganisaties in diverse functies. Sinds 2007 werkt zij voor het CIBG als Medewerker Behandelen en Ontwikkelen binnen het team Erkenning Buitenlandse Diploma’s (EBD).

Zorgverleners die in het buitenland hun opleiding hebben gevolgd en in Nederland in de zorg aan de slag willen, moeten voor een verklaring van vakbekwaamheid of erkenning van de EU-beroepskwalificatie langs het team EBD.

Samantha Bryson
Beeld: ©CIBG

Een aanvraagproces voor een verklaring van vakbekwaamheid of erkenning beroepskwalificatie is complex en langdurig. Voor de aanvrager is het vaak onduidelijk en daardoor frustrerend. Daarom zijn wij als team gestart met (online) spreekuren voor zorgverleners die binnenkort een aanvraag willen doen voor erkenning van hun buitenlandse diploma. Dat bleek een schot in de roos.

Maatwerk vroeg in het proces

"De wens om het aantal ‘in één keer goed aanvragen’ te vergroten was de aanleiding om met spreekuren te beginnen. Te vaak werden aanvragen opgeschort, er werd heel veel heen en weer gemaild. Aanvragers raakten soms ook echt gefrustreerd. Daarom zijn we de spreekuren gaan organiseren. Waarbij we zo vroeg mogelijk, dus eigenlijk voordat iemand een aanvraag indient, persoonlijk contact aanbieden. In zo’n gesprek is ruimte voor vragen over het proces, de doorlooptijd, de benodigde documenten en waar de aanvrager die kan verzamelen en over de af te leggen toetsen. Veel informatie staat op de website (ook in het Engels), maar soms is extra uitleg toch nodig. Het zijn vaak leuke gesprekken. De enorme dankbaarheid van de mensen geeft mij en mijn collega’s veel energie.”

Succesvolle aanpak, mens centraal

“We pakken in het team steeds vaker de telefoon als er in het aanvraagproces iets niet goed lijkt te gaan. Als de aanvrager iets niet goed heeft begrepen of gelezen, leg ik het uit, verleen zo nodig uitstel en de zorgverlener gaat het alsnog regelen. De spreekuren gaan nog een stapje verder. De tijd die dat in eerste instantie kost, betaalt zich later dubbel en dwars terug. De grootste winst is dat de aanvragers daardoor goed geïnformeerd aan het traject beginnen. We zien ook dat er meer aanvragen in een keer compleet zijn. Door de gesprekken krijgen wij nog meer inzicht in onze aanvragers. En dat kunnen we dan weer gebruiken om onze dienstverlening en informatievoorziening verder te verbeteren.”

Gewoon gaan doen, echt CIBG

“We hebben ons destijds niet echt voorbereid op hoe we gesprekken vorm wilde geven. We zijn het gewoon gaan doen en hebben met elkaar ontdekt hoe het werkt. We delen binnen het team onze ervaringen en leren van elkaar. Die sfeer van gewoon doen, van samen uitdagingen oppakken, dat is echt het CIBG.”

Wie zou moeten solliciteren bij ons?

Samantha: “Collega’s die er warm voor lopen om bij te dragen aan de patiëntveiligheid en volksgezondheid in Nederland. En die mensen zo goed mogelijk willen helpen. Dat geldt in principe, direct of indirect, voor alle functies binnen het CIBG. We kunnen de wet en de eisen niet veranderen. We kunnen wel kijken wat wij, binnen de marges van de wet, kunnen doen voor de  mensen. Zo onderzoeken wij bijvoorbeeld hoe we de doorlooptijd voor een EBD-traject substantieel kunnen verkorten. Waar het op neer komt? Je geeft iemand het gevoel geen ‘aanvraag’ te zijn, maar gewoon een mens. Zo moet het gewoon altijd zijn.”

Meer lezen?

Bekijk ook de verhalen van andere CIBG medewerkers.